No: il solo caricamento di una fattura elettronica nel cloud non dimostra che sia anche conservata correttamente. Occorre distinguere il file disponibile in un archivio online dalla fatturazione elettronica transitata tramite Sistema di Interscambio (SdI) e dalla conservazione. Per le fatture elettroniche e i documenti informatici trasmessi attraverso SdI e memorizzati dall’Agenzia delle entrate, l’art. 1, comma 6-bis, del D.Lgs. 127/2015 considera soddisfatti gli obblighi di conservazione richiamati dalla disposizione.
Il punto decisivo non è quindi la cartella cloud in sé, ma la condizione documentabile del file: come è stato emesso o ricevuto, se è transitato attraverso SdI, dove risulta memorizzato e quale processo di conservazione presidia il documento. Nella contabilità in cloud, confondere accessibilità e conservazione può rendere più difficile ricostruire ruoli, eccezioni e documenti da mettere a disposizione del commercialista.
In sintesi
- Una fattura visibile in un drive, nel gestionale o in una casella documentale cloud non è automaticamente prova della sua conservazione.
- Per le operazioni tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, l’art. 1 del D.Lgs. 127/2015 collega la fatturazione elettronica all’uso del Sistema di Interscambio e al formato previsto.
- La condizione indicata dall’art. 1, comma 6-bis, è il transito attraverso SdI con memorizzazione da parte dell’Agenzia delle entrate.
- Quando un documento è effettivamente collocato in un sistema di conservazione, quel sistema deve assicurare autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità di quanto conserva.
- Il controllo operativo parte da un campione di fatture, dalla prova del flusso SdI e dall’individuazione di chi presidia archivio, conservazione e riconciliazione contabile.
Fatturazione elettronica, cloud e conservazione: i tre piani da separare
La fatturazione elettronica riguarda anzitutto il flusso della fattura. L’art. 1, comma 3, del D.Lgs. 127/2015 stabilisce che, per cessioni di beni e prestazioni di servizi tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato e per le relative variazioni, sono emesse esclusivamente fatture elettroniche usando SdI e il formato richiamato dalla norma. Un intermediario può trasmettere la fattura, ma restano ferme le responsabilità del soggetto che effettua la cessione o prestazione.
Il cloud è invece il luogo o lo strumento con cui l’impresa consulta, classifica e condivide i documenti. Può essere utile per recuperare velocemente XML, copie di cortesia, allegati e stati di lavorazione; questa disponibilità operativa, tuttavia, non identifica da sola il processo con cui il documento viene conservato.
La conservazione è il terzo piano. L’art. 44, comma 1-ter, del Codice dell’amministrazione digitale richiede che, nei casi in cui la legge prescrive obblighi di conservazione, il sistema assicuri per ciò che conserva autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, secondo le Linee guida. La conseguenza pratica è semplice: non basta sapere che un file si apre; bisogna poter individuare quale sistema lo conserva e quale evidenza collega il documento a quel processo.
Matrice decisionale: alternative a confronto
Fattura trasmessa tramite SDI e memorizzata dall’Agenzia delle Entrate
È l’alternativa con la condizione espressamente disciplinata dall’art. 1, comma 6-bis, del D.Lgs. 127/2015: per le fatture elettroniche e i documenti informatici trasmessi attraverso SdI e memorizzati dall’Agenzia delle entrate, gli obblighi di conservazione richiamati dalla norma si intendono soddisfatti. Il segnale favorevole è la possibilità di ricondurre la fattura al flusso SdI e alla memorizzazione indicata dalla disposizione. Operativamente, l’archivio cloud può restare uno strumento di consultazione e lavoro, senza essere l’unico elemento su cui fondare la ricostruzione.
Fattura caricata manualmente in una cartella o in un gestionale cloud
Qui il dato disponibile è la presenza del file online. È utile per l’operatività quotidiana, ma non consente da solo di concludere che ricorrano le condizioni previste per la conservazione. Il rischio concreto è trattare allo stesso modo un XML proveniente dal flusso SdI, una copia PDF di cortesia e un documento importato da un altro canale. La conseguenza operativa è classificare il documento per origine e verificare, per ciascun flusso, dove risulta la relativa evidenza.
Servizio cloud che dichiara anche funzioni di conservazione
In questa alternativa il nome commerciale della funzione non è il passaggio risolutivo. Il controllo utile riguarda il perimetro effettivo del servizio: quali documenti vi entrano, da quando, con quale evidenza di presa in carico e come il sistema consente di reperirli. Se il servizio è il sistema nel quale avviene la conservazione, le caratteristiche indicate dall’art. 44 del CAD riguardano quanto è effettivamente conservato in quel sistema. La conseguenza è evitare di estendere la risposta a file esclusi, caricati dopo o conservati in un ambiente diverso.
Il controllo che chiarisce il caso in pochi passaggi
Per una fattura da ricostruire, partire da tre dati: operazione, periodo e documento disponibile. Se il file è XML, confrontare l’identificativo e lo stato del flusso con le evidenze SdI disponibili; se è una copia PDF, verificare a quale XML e a quale fattura elettronica si riferisce; se compare solo in un archivio cloud, individuare chi lo ha caricato e quale servizio ne presidia la conservazione.
Un passaggio risolutivo consiste nel separare l’elenco delle fatture “presenti nel cloud” dall’elenco delle fatture per cui è ricostruibile il percorso SdI o il processo di conservazione dichiarato. Lo scarto fra i due elenchi non prova di per sé un’irregolarità: segnala i documenti sui quali approfondire origine, periodo e responsabilità. Questa distinzione aiuta anche la riconciliazione della contabilità, perché evita che una copia di lavoro venga trattata come l’unica evidenza del documento.
Quando l’impresa sta riorganizzando la contabilità in outsourcing, è utile definire prima chi consulta le fatture, chi controlla le eccezioni e chi mantiene accessibili i dati se cambia il fornitore. Un approfondimento sulla gestione di dati, documenti e scadenze nella contabilità in cloud può aiutare a collocare questo controllo nel flusso amministrativo complessivo.
Quando coinvolgere il commercialista
Quando coinvolgere lo studio. Le modalita di trasmissione degli eventuali documenti possono essere concordate dopo il contatto.
Quando coinvolgere lo studio. Le modalita di trasmissione degli eventuali documenti possono essere concordate dopo il contatto.
Coinvolgere lo studio quando non si riesce a ricostruire il collegamento tra archivio cloud, flusso SdI e conservazione, oppure quando più soggetti gestiscono emissione, registrazione e documenti. Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può svolgere una prima lettura del flusso amministrativo, confrontare documenti e responsabilità operative e definire quali controlli servono prima di delegare o riorganizzare il processo.
Per orientare la prima valutazione, descrivi la situazione, l’urgenza e l’elenco dei documenti disponibili, indicando almeno operazione e periodo della fattura interessata. Non occorre inviare documenti riservati nel primo contatto: le modalità di trasmissione potranno essere concordate successivamente.
Per una prima valutazione senza impegno, richiedi una consulenza.
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