La contabilità in cloud e l’outsourcing amministrativo contabile funzionano quando l’impresa riesce a vedere quali dati sono disponibili, quali documenti mancano, chi deve intervenire e quale attività è ferma prima di una scadenza. Un ambiente cloud può rendere le informazioni accessibili, ma non definisce da solo ruoli, istruzioni di lavoro o verifiche sulle eccezioni.
La decisione non è soltanto scegliere se tenere l’amministrazione all’interno o affidarne una parte a un soggetto esterno. Occorre distinguere quattro piani: archivio e accesso ai dati, fatturazione elettronica, conservazione dei documenti e svolgimento delle attività contabili. Questa separazione aiuta a impostare un outsourcing contabile controllabile anche quando partecipano più persone.
In sintesi
- La contabilità in cloud richiede dati consultabili, riferimenti temporali chiari e la possibilità di individuare chi può spiegare una differenza o un documento assente.
- Per le operazioni indicate dall’art. 1 del D.Lgs. 127/2015 tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, la fatturazione elettronica passa dal Sistema di Interscambio.
- Un intermediario può trasmettere le fatture elettroniche al Sistema di Interscambio, ma restano ferme le responsabilità del soggetto che effettua la cessione o la prestazione.
- Caricare un file in cloud, gestire una fattura elettronica e collocare un documento in conservazione sono attività diverse, da rendere riconoscibili nel flusso operativo.
- Quando la legge prescrive la conservazione, il sistema deve assicurare per quanto conservato autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
Contabilità in cloud: accesso ai dati e documenti utilizzabili
Prima di esternalizzare attività amministrative, conviene verificare cosa l’impresa possa effettivamente consultare: fatture, documenti di supporto, stato delle richieste, registrazioni da chiarire ed esportazioni disponibili. L’accesso utile non coincide con la sola disponibilità di credenziali: deve permettere di individuare il periodo cui il dato si riferisce, la versione del documento utilizzata e il referente operativo.
Per ogni archivio è utile assegnare una funzione concreta: raccolta dei documenti ricevuti, integrazione delle informazioni interne, gestione delle richieste di chiarimento oppure consultazione dei dati elaborati. Se la stessa cartella ospita file provvisori, documenti corretti e documenti da verificare senza uno stato riconoscibile, l’outsourcing amministrativo rischia di basarsi su input non ordinati.
Verifica operativa: per un campione di fatture e documenti recenti, accertare chi li ha caricati, quale informazione manca, chi può completarla e dove sarà possibile recuperarli in seguito. Questo controllo interno non valuta la conformità del singolo documento: rende visibili i punti in cui il processo si interrompe.
Fatturazione elettronica: il flusso attraverso il sistema di interscambio
Per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato, e per le relative variazioni, l’art. 1, comma 3, del D.Lgs. 127/2015 prevede l’emissione delle fatture elettroniche tramite il Sistema di Interscambio, secondo il formato richiamato dalla norma. Nel processo aziendale ciò richiede di rendere identificabili i dati che alimentano la fattura, il soggetto che li prepara e quello che gestisce eventuali richieste di correzione.
La fatturazione elettronica non coincide con l’archiviazione di una copia in una cartella cloud. Il primo piano riguarda il flusso della fattura elettronica attraverso il Sistema di Interscambio; l’archivio di lavoro serve invece a raccogliere elementi utili alla gestione amministrativa, come ordini, contratti, note o chiarimenti. Tenerli distinti evita di usare un documento di supporto come se fosse la fattura già gestita nel flusso elettronico, o di considerare chiuso un passaggio che richiede ancora un’integrazione.
La norma consente agli operatori economici di avvalersi di intermediari, mediante accordi tra le parti, per la trasmissione delle fatture elettroniche al Sistema di Interscambio. Nella contabilità in outsourcing, quindi, la scelta pratica è definire chi trasmette, chi controlla le informazioni di partenza, chi riceve le segnalazioni e chi decide come trattare l’eccezione. L’intermediario non sostituisce la necessità di un referente dell’impresa per dati incompleti o decisioni operative.
Conservazione digitale: perché non coincide con una cartella cloud
La disponibilità di un file in un ambiente condiviso è utile per il lavoro quotidiano, ma va distinta dalla conservazione. L’art. 44 del D.Lgs. 82/2005 stabilisce che, quando la legge prescrive obblighi di conservazione, il sistema di conservazione assicura, per quanto in esso conservato, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità secondo le modalità indicate dalle Linee guida.
Per l’impresa, la conseguenza operativa è semplice: nel disegno dei flussi occorre sapere quali documenti sono soltanto disponibili per la lavorazione e quali risultano inseriti nel sistema di conservazione. Per le fatture elettroniche e i documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio e memorizzati dall’Agenzia delle entrate, l’art. 1, comma 6-bis, del D.Lgs. 127/2015 prevede che gli obblighi di conservazione richiamati dalla norma si intendano soddisfatti alle condizioni previste dalla disposizione.
Prima di cambiare fornitore, archivio o modalità di lavoro, è quindi opportuno verificare sul caso concreto come saranno reperiti i documenti e quali informazioni restano disponibili per ricostruire il flusso. Approfondisci come verificare la recuperabilità dei dati contabili in cloud in caso di cambio fornitore.
Matrice decisionale: alternative a confronto
| Alternativa | Segnali favorevoli | Rischio da verificare | Conseguenza operativa |
|---|---|---|---|
| Gestione interna con strumenti cloud | Esiste un referente per raccolta, completamento e controllo dei documenti. | Dati e istruzioni possono restare concentrati in una sola persona o in cartelle prive di criteri condivisi. | Definire ruoli, stati dei documenti, accessi ed estrazioni necessarie. |
| Outsourcing amministrativo con presidio interno | L’impresa dispone di interlocutori per autorizzazioni, chiarimenti e documenti mancanti. | Lo scambio con il soggetto esterno può frammentarsi tra e-mail, allegati e richieste senza un responsabile. | Stabilire attività delegate, informazioni che l’impresa mantiene accessibili e gestione delle eccezioni. |
| Riorganizzazione prima della delega | Fatture, contratti e documenti di supporto sono dispersi o non riconciliabili nel flusso corrente. | La delega può trasferire all’esterno documenti non identificabili e tempi di ricostruzione. | Ordinare prima le fonti, individuare i referenti e creare un calendario operativo comune. |
La scelta tra queste alternative dipende dalla qualità dell’input e dalla continuità del presidio, non dalla sola presenza di un software. Se manca il documento, non è chiaro chi possa integrarlo o non è possibile ricostruire la sua provenienza, può essere necessario riorganizzare il processo prima di affidarne una parte all’esterno.
Contabilità in outsourcing: ruoli e controlli con il commercialista
Nella contabilità in outsourcing è utile separare la produzione dell’informazione, la sua trasmissione, la richiesta di chiarimenti e la decisione sulle eccezioni. Per esempio, l’impresa può raccogliere i documenti e fornire il contesto operativo; il soggetto esterno può svolgere le attività concordate; il referente interno può rispondere alle richieste rimaste aperte. La ripartizione va adattata ai flussi effettivi e resa comprensibile a chi li utilizza.
I controlli con il commercialista non sono una duplicazione indistinta delle attività. Possono concentrarsi su fatture senza elementi sufficienti, documenti che non trovano corrispondenza nel flusso, richieste di chiarimento prive di risposta o scadenze che dipendono da più soggetti. Ogni eccezione dovrebbe avere una destinazione definita: integrazione da parte dell’impresa, chiarimento con il fornitore, verifica con il commercialista oppure sospensione motivata nel processo.
Un intermediario incaricato della trasmissione delle fatture elettroniche può svolgere quel passaggio nei limiti dell’accordo; la fonte normativa precisa che restano ferme le responsabilità del soggetto che effettua la cessione o la prestazione. Per questo le istruzioni operative dovrebbero indicare chi verifica i dati iniziali e chi autorizza le decisioni quando il problema non è risolvibile con un semplice completamento documentale.
Scadenze: trasformare il calendario in un flusso verificabile
Un calendario è utile se per ogni attività collega una data interna, il documento o dato atteso, il responsabile della produzione, il responsabile del controllo e il destinatario dell’avviso in caso di anomalia. La data interna serve a far emergere con anticipo le informazioni mancanti; la verifica dei termini applicabili resta da svolgere in relazione al caso concreto.
Per le operazioni verso o da soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato, l’art. 1, comma 3-bis, del D.Lgs. 127/2015 disciplina la trasmissione telematica dei dati, con eccezioni e termini indicati dalla disposizione. Quando tali operazioni sono presenti, vanno separate nel calendario dai flussi ordinari e sottoposte a verifica specifica prima di attribuire compiti o impostare automatismi di processo.
Quando coinvolgere lo studio e quali informazioni preparare
È opportuno coinvolgere lo studio prima di affidare attività a un nuovo soggetto esterno, quando non sono chiari gli accessi ai dati, quando si accumulano documenti da ricostruire o quando più persone presidiano la stessa scadenza senza una ripartizione definita. Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può esaminare e gestire professionalmente il caso concreto nell’ambito dei flussi amministrativi, dei documenti disponibili e delle responsabilità operative.
Nella prima richiesta, attraverso il canale indicato dal form, è sufficiente inviare solo quanto necessario: situazione attuale, urgenza, soggetti coinvolti, archivi o strumenti utilizzati e un elenco dei documenti disponibili o mancanti. In base al caso, alcuni passaggi possono richiedere il coinvolgimento di un professionista abilitato.
Domande frequenti
Un documento caricato in cloud è già conservato?
No: disponibilità in cloud e conservazione sono piani distinti. Nei casi in cui la legge prescrive la conservazione, il sistema deve assicurare per quanto conservato le caratteristiche indicate dall’art. 44 del D.Lgs. 82/2005.
Posso affidare la trasmissione delle fatture elettroniche a un intermediario?
Il D.Lgs. 127/2015 consente agli operatori economici di avvalersi di intermediari, mediante accordi tra le parti, per la trasmissione al Sistema di Interscambio. Il flusso interno deve comunque identificare chi fornisce e verifica le informazioni necessarie.
Da dove partire prima di un outsourcing amministrativo contabile?
Dalla mappa di dati, documenti, responsabili, eccezioni e scadenze. Se questi elementi non sono ricostruibili, la priorità è rendere il flusso leggibile prima o durante la definizione delle attività delegabili.
Fonti e riferimenti
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