Il controllo resta possibile anche quando la contabilità è in cloud o alcune attività sono affidate in outsourcing amministrativo contabile, purché l’impresa distingua quattro piani: la fattura elettronica e il suo canale di trasmissione, la conservazione del documento, la lavorazione contabile e lo scadenziario operativo. Il cloud può rendere le informazioni consultabili, ma non chiarisce da solo chi integra un documento, chi decide su un’eccezione o quale dato è pronto per la contabilità.
La domanda pratica è semplice: per ogni fattura rilevante, l’impresa deve riuscire a individuare il documento, il relativo stato, la data o l’azione da presidiare e il soggetto incaricato. Se uno di questi elementi manca, prima di delegare o cambiare assetto conviene trattarlo come un’eccezione da chiarire, non come un dettaglio da recuperare in seguito.
In sintesi
- Nelle operazioni tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, la norma prevede l’emissione delle fatture elettroniche tramite Sistema di Interscambio.
- Un intermediario può trasmettere le fatture elettroniche, ma la responsabilità del soggetto che effettua la cessione o la prestazione resta ferma nei termini indicati dalla norma.
- Caricare un file in cloud, trasmettere una fattura elettronica, conservarla e sviluppare la contabilità sono attività diverse da rendere riconoscibili nel flusso.
- Quando ricorrono obblighi di conservazione, il sistema deve assicurare per quanto conservato autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
- Lo scadenziario è utile se collega documento, azione, data ed effettivo responsabile, comprese le eccezioni da chiudere con il commercialista.
Il primo controllo: separare fatture, contabilità e scadenze
Una fattura ricevuta può essere disponibile in una piattaforma e, nello stesso momento, essere in attesa di un allegato, di una conferma interna o di una classificazione utile alla lavorazione contabile. Analogamente, una fattura emessa può avere un proprio esito di trasmissione e restare da collegare a un ordine, a una nota di credito o a una pratica commerciale. Per questo non è utile usare una sola etichetta, come “gestito in cloud”, per l’intero processo.
La vista minima di controllo può contenere: riferimento della fattura, emessa o ricevuta, canale o posizione del documento, stato di lavorazione, data da presidiare, eccezione aperta e responsabile. Si tratta di un criterio organizzativo: non sostituisce le verifiche da svolgere sul caso concreto, ma rende più facile capire se il problema riguarda il documento, il dato contabile o la decisione interna.
Nel rapporto con un fornitore esterno, l’impresa dovrebbe mantenere visibilità sulle richieste aperte e sugli elementi che solo chi conosce l’operazione può fornire. L’outsourcing amministrativo contabile può includere attività ripetitive o di raccolta; l’approvazione di un costo, la spiegazione di un’anomalia o l’invio di un documento mancante richiedono invece una responsabilità operativa espressa.
Fatturazione elettronica: cosa controllare nel canale di trasmissione
Il D.Lgs. 127/2015 dispone che, per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato e per le relative variazioni, siano emesse esclusivamente fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio. La norma indica inoltre il Sistema di Interscambio quale canale per trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche nel formato previsto.
Nel controllo operativo, quindi, non basta trovare una copia del documento in una cartella cloud. Occorre poter distinguere la fattura elettronica dal file di lavoro interno e vedere se l’esito o la richiesta collegata al canale di trasmissione è stata presa in carico. Questa distinzione evita di confondere l’archivio aziendale con il flusso di fatturazione elettronica.
Gli operatori economici possono avvalersi, attraverso accordi tra le parti, di intermediari per la trasmissione delle fatture elettroniche al Sistema di Interscambio. La stessa disposizione mantiene ferme le responsabilità del soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione del servizio. Nella contabilità in outsourcing, la conseguenza pratica è definire chi prepara i dati, chi trasmette, chi legge gli esiti e chi segnala un’incongruenza al soggetto che può chiarirla.
Conservazione digitale: un controllo diverso dalla semplice disponibilità
La conservazione non coincide con la possibilità di aprire un documento da una piattaforma. L’articolo 44 del Codice dell’amministrazione digitale prevede che, nei casi in cui la legge prescrive obblighi di conservazione, il sistema di conservazione assicuri, per quanto in esso conservato, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità secondo le modalità indicate nelle Linee guida.
Per le fatture elettroniche e i documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio e memorizzati dall’Agenzia delle entrate, l’articolo 1 del D.Lgs. 127/2015 disciplina quando gli obblighi di conservazione previsti dal decreto ministeriale richiamato dalla norma si intendono soddisfatti. Non è però corretto dedurre dalla sola presenza di un file in cloud che esso rientri nello stesso perimetro di conservazione.
La verifica utile consiste nell’identificare, per ciascuna famiglia documentale, dove si trova il documento operativo, quale sistema copre la conservazione quando dovuta e come si ricerca il materiale in caso di necessità. Per documenti diversi dalle fatture elettroniche, il perimetro va valutato separatamente in base al caso concreto.
Contabilità sviluppata: quando il dato è pronto per essere letto
Le fatture elettroniche, la conservazione e la contabilità sviluppata non sono sinonimi. Una fattura può essere correttamente disponibile nel canale previsto e restare in attesa di informazioni operative; un documento può essere reperibile ma non ancora associato alla voce o alla pratica che serve alla lettura contabile. Il responsabile amministrativo dovrebbe quindi chiedere non soltanto “dove sono le fatture?”, ma anche “quali documenti attendono integrazioni?” e “quali dati sono pronti per la verifica?”.
Una riconciliazione periodica tra elenco delle fatture, documenti di supporto e richieste aperte è un controllo interno prudente. Serve a rendere visibili gli scostamenti tra ciò che il flusso mostra e ciò che l’impresa ritiene completato. Se l’eccezione riguarda elementi tecnici o non è chiaro come attribuire un’attività, è opportuno coinvolgere il commercialista prima di considerare conclusa la lavorazione.
Confronto delle alternative
- Gestione interna con strumenti cloud. È adatta quando l’impresa dispone di un referente che raccoglie documenti e aggiorna con continuità richieste ed eccezioni. Il segnale favorevole è la presenza di responsabilità nominative. Il rischio da verificare è la concentrazione delle informazioni su una sola persona; la conseguenza operativa è definire sostituzioni e una vista condivisa delle attività aperte.
- Outsourcing amministrativo contabile con accesso condiviso. Può funzionare quando il perimetro delegato separa raccolta documentale, registrazione o lavorazione, approvazioni e chiarimenti dell’impresa. Il segnale favorevole è un punto di consegna definito. Il rischio è presumere che l’outsourcer disponga di documenti o decisioni mai trasmessi; la conseguenza operativa è assegnare un referente interno per integrazioni ed eccezioni.
- Passaggio a un nuovo assetto. Richiede attenzione se cambiano persone, strumenti o fornitore. Il segnale favorevole è la disponibilità di elenchi documentali, stati delle lavorazioni e modalità di esportazione o consultazione. Il rischio è perdere il collegamento tra fatture, richieste e scadenze; la conseguenza operativa è concordare una data di passaggio e verificare le pratiche aperte prima del trasferimento.
In tutte e tre le alternative, il cloud è un mezzo di accesso e organizzazione. La decisione dipende dalla chiarezza delle responsabilità e dalla capacità di recuperare dati, documenti e stati operativi, non dal nome dello strumento utilizzato.
Scadenze ed eccezioni: il punto in cui il processo si ferma
Lo scadenziario non dovrebbe limitarsi a riportare una data. Per ogni voce, è utile indicare il documento collegato, l’azione attesa, il soggetto incaricato e la ragione di un eventuale blocco. Una fattura senza allegato, una variazione non chiarita o una richiesta rimasta senza risposta sono esempi di eccezioni che meritano una riga autonoma, anziché una nota generica.
Per le operazioni verso o da soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato, l’articolo 1, comma 3-bis, del D.Lgs. 127/2015 disciplina la trasmissione telematica dei dati e indica specifiche esclusioni e termini. Poiché la qualificazione dell’operazione è rilevante, è preferibile tenere separati questi casi nello scadenziario e sottoporli al professionista con il documento e le informazioni essenziali, senza trattarli come normali fatture interne.
Ruoli, controlli e commercialista
Un flusso controllabile assegna almeno quattro responsabilità: chi raccoglie o mette a disposizione il documento, chi fornisce le informazioni mancanti, chi svolge la lavorazione delegata e chi verifica le eccezioni con il commercialista. La stessa persona può ricoprire più ruoli in una piccola impresa, ma il passaggio deve restare riconoscibile.
Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può esaminare e gestire professionalmente il caso concreto nel perimetro della contabilità in cloud e dell’outsourcing amministrativo contabile. È il momento di coinvolgere lo studio quando non è chiaro cosa sia stato delegato, quando fatture e documenti arrivano da canali diversi, quando una riconciliazione lascia eccezioni aperte o prima di un cambio di assetto.
Le informazioni utili per una prima valutazione
Per una prima lettura, descrivete la situazione, l’urgenza, i soggetti coinvolti, il flusso attuale e le principali eccezioni: per esempio fatture non allineate, documenti non recuperabili, accessi non chiari o scadenze attribuite a più persone. Sono utili anche un elenco sintetico delle fatture da chiarire, delle attività delegate e degli accessi disponibili.
Inviare soltanto dati minimizzati e non eccedenti rispetto alla richiesta. Prima dell’invio, oscurate dati personali o finanziari non necessari e usate il canale indicato dallo studio per documenti riservati. L’obiettivo della prima richiesta è definire il perimetro dell’analisi, non trasferire un archivio completo.
Approfondisci: Come organizzare contabilità in cloud e outsourcing amministrativo contabile senza perdere controllo su dati, documenti e scadenze.
Fonti e riferimenti
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