Rendere leggibile la gestione digitale
La contabilità in cloud può rendere documenti e informazioni più disponibili, ma non sostituisce l'organizzazione del processo. Se una fattura è caricata senza allegati, un dato è modificato senza un passaggio condiviso o una scadenza è conosciuta soltanto da una persona, la disponibilità online non basta a garantire un controllo amministrativo adeguato.
Lo studio di commercialisti valuta la gestione digitale dal punto di vista dei documenti e delle responsabilità. Verifica dove risiedono le informazioni utili, quali soggetti possono consultarle, come vengono richieste le integrazioni e se l'impresa può recuperare i dati necessari per le verifiche correnti. Non svolge classifiche né selezioni di software: il tema è la controllabilità del lavoro contabile.
Verificare accessi e continuità dei dati
Nel primo confronto sono utili esempi dei documenti gestiti, l'indicazione degli archivi utilizzati, il calendario delle scadenze e una descrizione dei ruoli. Lo studio esamina in particolare la riconoscibilità dei documenti, la distinzione tra chi inserisce e chi controlla le informazioni, la possibilità di esportare dati e la procedura seguita quando un documento non è disponibile.
- fatture, note e allegati collegati alla registrazione;
- modalità di accesso dell'impresa e dei soggetti incaricati;
- tempi con cui arrivano documenti e aggiornamenti;
- recupero dei dati quando occorre ricostruire un passaggio.
Dal controllo dei documenti alle decisioni
La consulenza traduce la situazione rilevata in verifiche pratiche: documenti da completare, accessi da chiarire, passaggi da attribuire e scadenze da presidiare. In questo modo la contabilità digitale resta collegata a un processo comprensibile per amministratori e addetti, anche quando parte delle attività è svolta con il supporto di soggetti esterni.