Uno scadenzario contabile in cloud, da solo, non basta per presidiare i pagamenti della PMI: mostra una data, ma non prova che la fattura sia corretta, autorizzata, pagata o ancora da chiarire. Diventa uno strumento di controllo quando ogni riga è collegata a un documento identificabile, a una scadenza verificabile, a un responsabile e a un esito registrato.
La condizione decisiva è distinguere i piani di lavoro. La fatturazione elettronica riguarda il flusso delle fatture attraverso il Sistema di Interscambio nei casi previsti dalla disciplina; la conservazione riguarda documenti informatici soggetti a obbligo di conservazione; lo scadenzario serve invece a organizzare decisioni e controlli sui pagamenti. In una contabilità in cloud, confondere questi tre piani lascia aperte proprio le eccezioni che il calendario dovrebbe rendere visibili.
In sintesi
- Lo scadenzario è utile se ogni scadenza riporta documento, importo, controparte, data di pagamento prevista e stato del controllo.
- Una fattura presente nel flusso di fatturazione elettronica non equivale a un pagamento autorizzato o eseguito.
- Il caricamento di un file nel cloud non qualifica da sé l’archivio come sistema di conservazione.
- Il controllo periodico più utile confronta scadenzario, fatture, autorizzazioni interne ed evidenza del pagamento.
- Le righe senza documento, senza responsabile o senza esito vanno trattate come eccezioni, non rinviate al controllo successivo.
Quale presidio può offrire davvero lo scadenzario
Uno scadenzario può dare una risposta pratica a una domanda ricorrente: quali uscite richiedono una decisione, quali sono già state eseguite e quali dati mancano prima di disporre un pagamento. Per farlo, la riga non deve essere un semplice promemoria del tipo “fornitore – data”, ma una scheda minima di verifica.
I dati da associare sono: riferimento della fattura o del documento, controparte, importo da pagare, data di scadenza indicata nel rapporto con il fornitore, soggetto che conferma la prestazione o l’acquisto, stato dell’autorizzazione e riferimento dell’esito del pagamento. La data cambia priorità nel calendario; documento, autorizzazione ed esito cambiano invece la decisione sulla singola riga.
Il passaggio risolutivo è la riconciliazione: per ogni voce prossima alla scadenza, chi gestisce l’amministrazione confronta la riga con la fattura e con l’evidenza disponibile dell’autorizzazione o dell’esecuzione. Se i riferimenti coincidono, la riga può avanzare di stato. Se manca uno degli elementi, il risultato utile non è forzare la chiusura, ma registrare un’eccezione con un proprietario e una richiesta circoscritta: documento mancante, importo da chiarire, data da aggiornare oppure pagamento da confermare.
Questo metodo evita anche un errore frequente: cancellare dallo scadenzario una voce appena viene impartita un’istruzione di pagamento. Per il controllo gestionale conviene separare almeno gli stati “da verificare”, “autorizzato”, “eseguito da riscontrare” e “chiuso con evidenza disponibile”. L’ultimo passaggio impedisce che un calendario confonda la decisione interna con l’esito effettivamente registrato.
Fatturazione elettronica, conservazione e scadenzario: compiti distinti
Per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato, l’articolo 1, comma 3, del D.Lgs. 127/2015 prevede l’emissione delle fatture elettroniche tramite Sistema di Interscambio, nel formato indicato dalla disposizione. Gli operatori possono servirsi di intermediari per la trasmissione, ma la norma mantiene le responsabilità del soggetto che effettua la cessione o la prestazione. Lo scadenzario può ricevere dati utili da questo flusso, ma non sostituisce né l’invio né la ricezione della fattura elettronica.
La conservazione è un ulteriore livello. L’articolo 44, comma 1-ter, del D.Lgs. 82/2005 stabilisce che, quando la legge prescrive obblighi di conservazione anche per soggetti privati, il sistema di conservazione deve assicurare autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità per quanto vi è conservato, secondo le Linee guida. Un archivio di lavoro nel cloud può rendere una fattura accessibile al team, ma la sua presenza non è di per sé la dimostrazione delle caratteristiche richieste al sistema di conservazione.
La disciplina contiene anche una previsione specifica per le fatture elettroniche e i documenti informatici trasmessi tramite Sistema di Interscambio e memorizzati dall’Agenzia delle entrate: per tali documenti gli obblighi di conservazione richiamati dalla norma si intendono soddisfatti. Questa previsione non risponde però alla domanda gestionale su quale fattura pagare, chi debba autorizzarla o se il pagamento sia stato riscontrato. Sono controlli organizzativi distinti, da progettare nella contabilità in cloud.
Percorso diagnostico per i controlli periodici
- Estrarre le righe aperte. Prima del controllo, filtrare le voci con data ravvicinata, data superata o stato incompleto. Per ciascuna, rendere visibili riferimento del documento, importo, controparte e responsabile.
- Confrontare il documento con la riga. Verificare che la fattura o il documento disponibile corrisponda alla voce selezionata. Se il collegamento non è ricostruibile, classificare la riga come eccezione anziché usare soltanto la descrizione del calendario.
- Separare autorizzazione ed esecuzione. Annotare chi ha confermato la prestazione o l’acquisto e tenere separato questo passaggio dalla conferma dell’esito di pagamento. Una voce autorizzata ma priva di riscontro resta aperta nel controllo.
- Chiudere o assegnare l’eccezione. La chiusura richiede un esito documentabile nel flusso interno; negli altri casi occorre indicare chi aggiorna il dato e quale informazione manca. Così il controllo successivo parte dalle eccezioni reali, non da un elenco indistinto di date.
La frequenza del controllo dipende dal numero di scadenze, dalla ripartizione dei ruoli e dalla rapidità con cui arrivano documenti e autorizzazioni. Non è necessario trasformarla in una regola astratta: la scelta è efficace se il ciclo lascia tempo per risolvere un’eccezione prima della decisione di pagamento.
Ruoli con il commercialista e momento di assistenza
Quando più persone aggiornano lo scadenzario, l’impresa dovrebbe rendere esplicito chi inserisce le fatture, chi controlla le eccezioni, chi autorizza e chi rileva l’esito. Il commercialista può ricevere dati ordinati per svolgere gli adempimenti e le verifiche di sua competenza, ma il calendario operativo non dovrebbe attribuire automaticamente al professionista decisioni interne non concordate.
Per approfondire la definizione dei flussi prima di affidare attività esterne, può essere utile la guida su governance del dato contabile e analisi dei flussi. Il punto specifico di questo articolo resta il presidio del pagamento: una riga dello scadenzario è affidabile soltanto nella misura in cui permette di ricostruire il percorso da documento a eccezione o chiusura.
Conviene coinvolgere lo studio quando le righe aperte non sono riconciliabili, quando documenti e scadenze sono distribuiti tra più soggetti o quando l’impresa sta passando alla contabilità in outsourcing. Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può esaminare i flussi amministrativi, i documenti disponibili e le responsabilità operative per definire quali controlli rendono lo scadenzario utilizzabile nella gestione concreta.
Nel contatto iniziale descrivi la situazione, l’urgenza e l’elenco dei documenti disponibili, indicando ad esempio il periodo interessato e se il problema riguarda fatture ricevute, autorizzazioni o esiti di pagamento. Le modalità di trasmissione dei documenti possono essere concordate dopo il contatto, per una prima valutazione senza impegno.
Commenti
Commenti e domande dei lettori
Puoi leggere gli interventi pubblicati. Se vuoi aggiungere una domanda pertinente, apri il modulo: sarà visibile solo dopo moderazione.
Lascia un commento