Una fattura passiva non è pronta per la registrazione solo perché il file è visibile in una piattaforma cloud. Il flusso utile separa quattro momenti: ricezione della fattura elettronica, disponibilità del documento nel sistema scelto dall’impresa, controllo dei dati necessari alla lavorazione e decisione sulla registrazione o sull’eccezione. Per le operazioni tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, l’articolo 1 del D.Lgs. 127/2015 inquadra trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche attraverso il Sistema di Interscambio.
In pratica, la fattura può passare alla lavorazione contabile quando chi la gestisce riesce a collegare un documento identificabile all’operazione e al periodo da esaminare, senza lasciare irrisolte le differenze che cambiano la lettura del documento. Il caricamento in cloud può sostenere questo lavoro, ma resta distinto sia dalla fatturazione elettronica sia dalla conservazione. Questa distinzione evita che un file reperibile venga trattato come una registrazione già definita.
In sintesi
- Per le fatture elettroniche domestiche, il canale regolato di trasmissione e ricezione è il Sistema di Interscambio.
- Una cartella cloud, un gestionale e il sistema di conservazione possono svolgere funzioni diverse sullo stesso documento.
- Prima della registrazione, il controllo operativo deve rendere riconoscibili documento, operazione, periodo ed eventuale scostamento.
- Una fattura con dati da chiarire va resa visibile come eccezione, anziché confusa con i documenti pronti alla lavorazione.
- Il commercialista interviene con maggiore efficacia quando il flusso espone le eccezioni e conserva il collegamento ai documenti disponibili.
Dalla ricezione alla registrazione: il percorso operativo della fattura passiva
Il primo passaggio è distinguere il documento ricevuto attraverso il canale della fatturazione elettronica dalla sua successiva disponibilità in un ambiente di lavoro. L’articolo 1, comma 2, del D.Lgs. 127/2015 riguarda il Sistema di Interscambio per trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche relative a operazioni tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato, nel formato indicato dalla norma. Il file copiato, importato o consultato nel software cloud è invece un elemento del processo amministrativo interno.
Attribuire un’identità al documento ricevuto
All’arrivo, associare alla fattura un riferimento che permetta di ritrovarla senza affidarsi solo al nome del file. Nel flusso amministrativo possono essere messi a confronto identificativo del documento, fornitore, data del documento, periodo dell’operazione indicato dall’impresa e collegamento all’ordine, alla conferma o all’altra evidenza interna disponibile. Questo confronto è un metodo organizzativo: non attribuisce da solo un trattamento fiscale all’operazione.
Se il documento è presente ma il collegamento all’operazione non è ricostruibile, il risultato concreto non è una registrazione presunta: è una fattura in eccezione, assegnata al soggetto che deve fornire il chiarimento. La piattaforma dovrebbe rendere leggibile questa separazione fra documenti da lavorare, documenti pronti alla registrazione e documenti sospesi.
Preparare la registrazione senza confondere i piani
La registrazione contabile richiede una lettura coerente del documento e delle informazioni aziendali che lo accompagnano. Per questo è utile che il flusso consegni al commercialista o al responsabile amministrativo una riga di lavoro con il riferimento al documento, lo stato del controllo e la motivazione dell’eventuale eccezione. L’operazione risolutiva è semplice: una differenza resta tracciata accanto alla fattura, invece di sparire in una nota separata o in una casella email.
Per impostare i documenti iniziali senza trasformare la raccolta in un archivio indistinto, può essere utile questa guida ai documenti per l’analisi preliminare della contabilità.
Fatturazione elettronica e conservazione digitale: due verifiche diverse
La conservazione non coincide con la sola possibilità di aprire un file. L’articolo 44, comma 1-ter, del Codice dell’amministrazione digitale stabilisce che, quando la legge prescrive obblighi di conservazione anche per soggetti privati, il sistema di conservazione assicura autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità secondo le Linee guida. Di conseguenza, nella contabilità in cloud occorre descrivere separatamente la funzione effettiva dell’ambiente usato: consultazione e lavorazione, oppure conservazione regolata nei casi pertinenti.
Il D.Lgs. 127/2015, art. 1, comma 6-bis, prevede inoltre che gli obblighi di conservazione richiamati dalla disposizione si intendano soddisfatti per fatture elettroniche e documenti informatici trasmessi tramite SdI e memorizzati dall’Agenzia delle entrate, nei termini indicati dalla norma e dai relativi provvedimenti. Questa previsione non va estesa, senza un esame del flusso, a file o documenti diversi che siano soltanto caricati in un archivio cloud.
Il controllo utile è quindi puntuale: individuare quali documenti passano tramite SdI, quale ambiente permette al personale di lavorarli e quale soluzione presidia la conservazione quando essa rileva. La risposta può cambiare se il documento non rientra nel flusso descritto dalla norma o se il file disponibile non corrisponde al documento elettronico ricevuto.
Caso tipo: una fattura visibile ma non pronta alla registrazione
Scenario operativo ipotetico. Una PMI usa un ambiente cloud condiviso con l’amministrazione e il commercialista. Arriva una fattura passiva e viene resa disponibile nel sistema, ma chi la apre non riesce a collegarla con immediatezza alla fornitura da esaminare.
- Documento: la fattura è individuata tramite il suo riferimento e separata dalle copie o dagli allegati ricevuti in altri canali.
- Confronto: l’addetto mette a raffronto fornitore, operazione dichiarata dall’impresa, periodo e documentazione interna disponibile; rileva che manca il collegamento all’operazione.
- Decisione: la riga viene classificata come eccezione, con richiesta di chiarimento assegnata; non viene presentata come documento già pronto alla lavorazione contabile.
- Esito: quando il collegamento viene ricostruito, la fattura torna nel flusso di registrazione con la traccia del controllo svolto. Se emerge invece un documento diverso o un periodo non coerente, l’eccezione resta aperta e orienta l’ulteriore esame.
Il valore del caso non è l’automazione della decisione: è rendere visibile il punto che cambia l’esito. Qui il dato decisivo è il rapporto tra il documento ricevuto e l’operazione che l’impresa dichiara di dover rappresentare in contabilità.
Ruoli, accessi e controlli con il commercialista
Nel passaggio alla contabilità in outsourcing, l’impresa può mantenere il presidio sulla disponibilità dei documenti e assegnare la lavorazione contabile secondo un flusso concordato. Conviene definire chi segnala le fatture mancanti, chi risponde alle eccezioni, chi può modificare gli stati di lavorazione e chi riceve l’elenco dei documenti da esaminare. Sono scelte di organizzazione del processo, non qualifiche automatiche del software o dei soggetti coinvolti.
Se il rapporto concreto rende pertinente la designazione di un responsabile del trattamento, la guida del Garante precisa che l’atto deve essere un contratto o altro atto giuridico conforme al diritto nazionale e disciplinare gli elementi previsti. La qualifica di impresa, commercialista o fornitore cloud non discende però dal solo fatto che accedano alla stessa fattura: va letta nel rapporto effettivo e nelle attività svolte.
Quando coinvolgere lo studio nel flusso delle fatture passive
Coinvolgere lo studio quando le eccezioni si accumulano, quando non è chiaro chi debba completare i dati del documento oppure prima di trasferire un flusso frammentato su una nuova piattaforma. Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può analizzare il percorso dalla ricezione alla registrazione, confrontare i documenti disponibili con gli stati di lavorazione e definire quali attività amministrative possono essere delegate e quali controlli restano in capo all’impresa.
Per orientare il primo confronto, descrivete la situazione, l’urgenza, l’operazione e il periodo interessati, insieme a un elenco dei documenti disponibili; le modalità di trasmissione si concordano dopo il contatto. Richiedi una consulenza per una prima valutazione senza impegno.
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