Prima di esternalizzare la contabilità non basta inviare al nuovo fornitore le fatture disponibili. Servono documenti che mostrino cosa è stato registrato, cosa è ancora da completare, dove risiedono i dati e chi presidia ogni passaggio. In pratica, il fascicolo iniziale dovrebbe includere fatture emesse e ricevute, situazione contabile aggiornata, scadenze aperte, documenti di supporto, accessi ai sistemi ed evidenza delle modalità di archiviazione.
La valutazione serve a stabilire se l’outsourcing amministrativo contabile può partire con un perimetro chiaro oppure se occorre prima riallineare dati, documenti e responsabilità. Uno studio di commercialisti può svolgere questa lettura operativa, distinguendo ciò che è delegabile da ciò che richiede ancora integrazioni o decisioni dell’impresa.
In sintesi
- Raccogli le fatture elettroniche, le note di variazione e i documenti che spiegano operazioni non immediatamente leggibili.
- Metti a disposizione una situazione contabile recente, i registri utilizzati e l’elenco delle scadenze già gestite o prossime.
- Verifica separatamente caricamento in cloud, fatturazione elettronica, conservazione e possibilità di esportare i dati.
- Indica chi autorizza pagamenti, chi invia documenti, chi controlla le eccezioni e chi dialoga con il commercialista.
- Segnala documenti mancanti, riconciliazioni non concluse e periodi contabili ancora da completare: sono informazioni di lavoro, non dettagli da nascondere.
Il punto di partenza: capire quale contabilità si sta consegnando
La prima domanda non è “quanti documenti abbiamo?”, ma “quale processo producono?”. Due imprese possono avere lo stesso numero di fatture e situazioni molto diverse: una può disporre di documenti ordinati e di riconciliazioni aggiornate; l’altra può avere file sparsi, causali poco chiare e attività svolte da persone diverse senza una consegna definita.
Per una prima analisi della contabilità in outsourcing, prepara quindi quattro gruppi di informazioni.
1. Documenti delle operazioni
Rientrano qui le fatture emesse e ricevute, le note di credito o debito, gli ordini o contratti utili a interpretare operazioni ricorrenti, i documenti relativi a incassi e pagamenti e le comunicazioni che chiariscono anomalie già note. Non occorre trasformare il passaggio in un archivio indiscriminato: l’obiettivo è permettere a chi prende in carico il flusso di collegare il documento alla relativa registrazione e alla persona che può fornire un chiarimento.
Per le operazioni tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, il quadro normativo sulla fatturazione elettronica prevede l’emissione tramite Sistema di Interscambio nel formato previsto. Se l’impresa usa un intermediario per la trasmissione, il fascicolo di avvio dovrebbe identificare intermediario, canale utilizzato, deleghe operative e punto di contatto interno. L’intermediario può essere coinvolto nella trasmissione, ma la responsabilità del soggetto che effettua la cessione o prestazione resta ferma.
2. Situazione contabile e controlli già eseguiti
Consegna un bilancio di verifica o altra situazione contabile disponibile, i registri e i prospetti che l’impresa utilizza per seguire crediti, debiti, banca, cassa e documenti da registrare. Aggiungi l’ultima riconciliazione bancaria disponibile e indica con chiarezza quali controlli non sono stati ancora chiusi. Questo evita che una differenza già conosciuta venga scambiata per un dato completo oppure che un documento sia registrato due volte durante il passaggio.
Non serve presentare una situazione “perfetta”. Serve rendere visibili data di aggiornamento, voci in sospeso, documenti non associati e criteri usati dall’amministrazione. Per un approfondimento sui confini delle attività e delle responsabilità, leggi anche quali attività possono essere delegate nell’outsourcing amministrativo contabile.
3. Scadenze, flussi e responsabilità
Prepara un calendario delle scadenze amministrative che l’impresa già presidia: data di ricezione dei documenti, approvazione interna, invio al commercialista, registrazione, controllo e gestione delle eccezioni. Accanto a ogni fase, indica un nominativo o un ruolo aziendale. Se più persone inviano documenti, chiarisci quale canale è quello valido e chi può correggere un’informazione incompleta.
Questo passaggio è centrale nei servizi amministrativi in outsourcing: la delega di un’attività non equivale alla scomparsa del presidio aziendale. L’impresa mantiene il compito di mettere a disposizione documenti e informazioni attendibili nei tempi concordati; il soggetto esterno ha bisogno di un flusso identificabile per lavorare su dati leggibili e segnalare eccezioni.
4. Ambiente digitale, accessi ed esportazioni
Elenca gli strumenti dove sono presenti fatture, documenti, contabilità e banca, senza trasformare la valutazione in un confronto di software. Indica chi possiede le credenziali, quali utenti possono esportare dati, quali formati sono ottenibili e dove sono archiviati i documenti. Un caricamento in cloud rende un file accessibile a determinate persone, ma non dimostra da solo che il documento sia stato trasmesso, conservato o correttamente utilizzato nella contabilità.
La distinzione è importante: la fatturazione elettronica riguarda emissione, ricezione e trasmissione dei file previsti; la conservazione riguarda il sistema che mantiene i documenti soggetti a obblighi di conservazione con caratteristiche definite dalla norma; il controllo contabile è invece il lavoro organizzativo con cui l’impresa e il commercialista verificano completezza, collegamenti e anomalie nei flussi. Approfondisci come verificare la recuperabilità dei dati contabili in cloud prima di un cambio di fornitore.
Errore da correggere: consegnare cartelle digitali senza una mappa operativa
L’errore più frequente è ritenere che una cartella condivisa, per quanto popolata, costituisca già un passaggio di consegne. Per rimediare, costruisci una mappa breve ma verificabile.
- Separa i documenti per stato. Distingui quelli già registrati, quelli da registrare, quelli incompleti e quelli in attesa di chiarimento. Per ogni eccezione annota proprietario dell’informazione e data dell’ultimo aggiornamento.
- Collega ogni archivio a una funzione. Indica dove si trova il file, chi lo alimenta e quale fase del processo supporta: ricezione, approvazione, registrazione, pagamento, riconciliazione o consultazione.
- Definisci la consegna periodica. Stabilisci quali documenti l’impresa invierà, attraverso quale canale, entro quale momento operativo e a chi verranno segnalate le mancanze. La continuità del flusso conta quanto il fascicolo iniziale.
Questa correzione riduce le ambiguità di presa in carico: non promette di eliminare ogni rischio, ma permette di individuare prima documenti mancanti, ruoli sovrapposti e dati non facilmente recuperabili. Se emergono scostamenti tra fatture, registrazioni, banca o scadenze, è utile coinvolgere lo studio di commercialisti prima di fissare la data di avvio dell’outsourcing, così da valutare il perimetro e le priorità di riallineamento.
Fatturazione elettronica e conservazione: quali evidenze chiedere
Prima del passaggio chiedi evidenza pratica delle modalità con cui l’impresa gestisce le fatture elettroniche: canale di ricezione, soggetto che controlla gli esiti, luogo dal quale i file possono essere consultati e procedura adottata in caso di fattura scartata, duplicata o da rettificare. La normativa consente agli operatori di avvalersi di intermediari per la trasmissione al Sistema di Interscambio; questo rende ancora più importante identificare ruoli e accessi nel processo.
La conservazione non coincide con il semplice salvataggio di PDF o XML in una cartella. L’articolo 44 del Codice dell’amministrazione digitale dispone che, quando la legge prescrive obblighi di conservazione anche per privati, il sistema assicuri per quanto conservato autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità secondo le Linee guida. Nella valutazione preliminare conviene quindi chiedere dove risiede il sistema di conservazione, quali documenti vi confluiscono e come l’impresa recupera un documento quando serve per un controllo contabile o una richiesta informativa.
Il D.Lgs. 127/2015 prevede inoltre che gli obblighi di conservazione si intendano soddisfatti per fatture elettroniche e documenti informatici trasmessi tramite Sistema di Interscambio e memorizzati dall’Agenzia delle entrate, nei termini indicati dalla disposizione. Questo non sostituisce la verifica operativa su accessi, fascicoli, eccezioni e dati che l’impresa intende mettere a disposizione al proprio commercialista.
Quando chiedere una valutazione prima della delega
Coinvolgi lo studio di commercialisti in due momenti distinti: prima della scelta del perimetro, se non è chiaro quali attività amministrative affidare all’esterno; e prima dell’avvio effettivo, se i documenti sono incompleti, gli accessi non sono definiti o le riconciliazioni presentano eccezioni. In entrambi i casi, invia una situazione contabile recente, un elenco dei sistemi utilizzati, un campione rappresentativo di documenti, il calendario delle scadenze e la mappa dei ruoli.
Per Cloudcontabile, la consulenza ha proprio la funzione di leggere questi flussi prima della delega: chiarire attività, documenti, responsabilità e dati che devono restare accessibili. Leggi anche come collegare fatture disperse e controllo amministrativo quando l’ordine documentale è il primo problema da affrontare.
Hai dubbi su dati, documenti o deleghe? Indica il processo da gestire, i volumi documentali, la criticità attuale e i sistemi coinvolti: richiedi una consulenza sui tuoi processi contabili e amministrativi.
Commenti
Commenti e domande dei lettori
Puoi leggere gli interventi pubblicati. Se vuoi aggiungere una domanda pertinente, apri il modulo: sarà visibile solo dopo moderazione.
Lascia un commento