Se emerge un problema con il cloud contabile, non sostituire subito il software e non limitarti a cercare il file mancante. La prima azione utile è identificare il punto in cui il flusso si è interrotto: accesso al documento, fatturazione elettronica, conservazione oppure registrazione nella contabilità. Questa distinzione consente di capire se lo scarto è tecnico, documentale o amministrativo e di assegnare l'intervento al soggetto corretto.
Per una fattura che non si vede nel gestionale, il passaggio risolutivo è confrontare il documento atteso con la sua presenza nel flusso di fatturazione elettronica e con la registrazione contabile. Se il documento risulta nel flusso ma non nel cloud, il problema riguarda l'acquisizione o la visualizzazione; se manca anche dal flusso, occorre ricostruire emissione o trasmissione prima di correggere la contabilità. Un archivio cloud accessibile non dimostra, da solo, che il documento sia stato conservato con le caratteristiche richieste.
In sintesi
- Parti da una singola anomalia identificabile: fattura, data, controparte, importo e punto del processo in cui il dato non coincide.
- Distingui la disponibilità del file nel cloud dalla fatturazione elettronica gestita tramite Sistema di Interscambio.
- Non trattare il caricamento in una cartella come prova della conservazione del documento informatico.
- Ricostruisci chi ha emesso, trasmesso, ricevuto, importato e registrato il documento, compresi eventuali intermediari.
- Se l'anomalia incide su più registrazioni, su documenti non reperibili o su responsabilità non chiare, coinvolgi il commercialista prima di introdurre correzioni nel processo.
Individuare il tipo di problema prima di intervenire
Un problema di cloud contabile può assumere forme molto diverse, che richiedono verifiche diverse. Il documento può essere presente ma non leggibile; può essere leggibile senza comparire nella prima nota; può essere registrato senza che chi opera riesca a recuperare il file di supporto. In ciascuno di questi casi, la domanda iniziale è la stessa: qual è il dato atteso e in quale passaggio non coincide più con quello effettivamente disponibile?
Per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato, l'articolo 1 del D.Lgs. 127/2015 stabilisce che sono emesse esclusivamente fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio. Perciò, quando l'anomalia riguarda una fattura elettronica, il gestionale cloud non è l'unico elemento da osservare: va separato il dato visualizzato dalla piattaforma dal percorso della fattura nel Sistema di Interscambio.
Questa separazione evita due errori frequenti. Il primo è correggere una registrazione per far tornare un elenco del cloud senza sapere se il documento elettronico sia stato correttamente trasmesso. Il secondo è attribuire al fornitore della piattaforma una responsabilità che, nel caso concreto, può dipendere da un'impostazione di integrazione, da un intermediario o dal processo interno dell'impresa.
Fatturazione elettronica e conservazione non coincidono con il cloud
La fatturazione elettronica riguarda l'emissione, la trasmissione e la ricezione del documento attraverso il Sistema di Interscambio nel perimetro indicato dalla norma. Un intermediario può intervenire nella trasmissione attraverso accordi tra le parti, ma restano le responsabilità del soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione del servizio. Nella ricostruzione dell'anomalia è quindi utile annotare quale soggetto ha predisposto il file, quale lo ha trasmesso, quale piattaforma lo ha acquisito e chi ha effettuato la registrazione in contabilità.
La conservazione è un piano distinto. L'articolo 44 del D.Lgs. 82/2005 prevede che, nei casi in cui la legge prescrive obblighi di conservazione anche per soggetti privati, il sistema di conservazione assicuri autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità per quanto in esso conservato. Di conseguenza, la possibilità di aprire un PDF o di scaricare una fattura da una cartella cloud risponde a un'esigenza operativa di consultazione, ma non consente da sola di qualificare il servizio come conservazione.
Per le fatture elettroniche e i documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio e memorizzati dall'Agenzia delle entrate, il D.Lgs. 127/2015 disciplina una specifica modalità di soddisfacimento degli obblighi di conservazione. Questo non permette di dedurre automaticamente come sia configurato il servizio adottato dall'impresa: la verifica concreta deve riguardare documenti coinvolti, soggetti e funzioni effettivamente attivate.
Flusso documentale per ricostruire lo scarto
- Definisci l'oggetto da verificare. Apri una scheda essenziale con identificativo della fattura, data, controparte, importo, data di registrazione attesa e persona che ha segnalato il problema. Se il documento non è disponibile, registra proprio questa indisponibilità invece di sostituirla con un dato stimato.
- Confronta le quattro tracce. Metti affianco la traccia della fatturazione elettronica, il documento disponibile nel cloud, la registrazione in contabilità e l'eventuale posizione nel sistema di conservazione. Lo scarto diventa leggibile: può riguardare la trasmissione, l'importazione, l'abbinamento o il recupero del documento.
- Attribuisci il passaggio a un responsabile operativo. Indica chi deve fornire il chiarimento: impresa, addetto amministrativo, intermediario, fornitore della piattaforma o commercialista. Non è necessario che una sola persona svolga tutte le attività; è necessario che ogni passaggio abbia un referente riconoscibile.
- Decidi l'azione sul fascicolo. Se la fattura elettronica è presente ma non acquisita dal gestionale, l'azione è ricostruire l'importazione e la relativa registrazione. Se la registrazione esiste ma manca il documento di supporto, l'azione è recuperare la traccia documentale e verificare l'archivio o la conservazione. Se non emerge una corrispondenza, mantieni lo scarto aperto e impedisci che venga considerato risolto solo perché un elenco torna numericamente.
Questo flusso è diverso da una raccolta indistinta di file: porta a una decisione precisa su quale tratto del processo correggere. Per approfondire il lavoro preliminare su ruoli e flussi, può essere utile la guida sulla governance del dato contabile prima di cloud e outsourcing.
Ruoli, controlli ed eccezioni con il commercialista
Un controllo contabile utile non consiste nel chiedere genericamente se “è tutto a posto”. Richiede un confronto tra il documento, il passaggio di fatturazione elettronica e la registrazione che quel documento dovrebbe sostenere. Se lo stesso scarto ricorre su più documenti, la decisione non è più soltanto correggere una singola voce: occorre riesaminare la regola di importazione, le deleghe di trasmissione e il punto in cui le eccezioni vengono segnalate.
È opportuno coinvolgere lo studio quando non si riesce ad attribuire lo scarto a un passaggio determinato, quando un documento non è recuperabile, quando la fattura elettronica e la contabilità non coincidono o quando l'impresa sta valutando di delegare attività amministrative. Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può esaminare e gestire professionalmente il caso concreto nel perimetro del servizio, partendo dai flussi amministrativi, dai documenti disponibili e dalle responsabilità operative.
Portare il caso a una prima valutazione
Nel contatto descrivi la situazione concreta, l'urgenza e l'elenco dei documenti o delle informazioni disponibili: per esempio la fattura interessata, l'esito del confronto tra cloud e contabilità, i soggetti che intervengono nel flusso e l'eventuale presenza di un intermediario. Non occorre allegare documenti riservati nel primo messaggio; le modalità di trasmissione saranno concordate dopo il contatto.
Per una prima valutazione senza impegno, richiedi una consulenza.
Commenti
Commenti e domande dei lettori
Puoi leggere gli interventi pubblicati. Se vuoi aggiungere una domanda pertinente, apri il modulo: sarà visibile solo dopo moderazione.
Lascia un commento