Prima di riorganizzare la contabilità in cloud e l’outsourcing amministrativo contabile, non occorre inviare archivi completi o risolvere ogni anomalia. Occorre rendere leggibile il punto di partenza: quali fatture elettroniche e documenti sono disponibili, dove si trovano le informazioni, quali periodi contabili richiedono attenzione, chi interviene nei flussi e quali questioni devono essere chiarite.
La verifica iniziale deve tenere distinti quattro aspetti: il flusso della fatturazione elettronica, la conservazione dei documenti informatici, la disponibilità dei dati per il lavoro contabile e la distribuzione delle attività con eventuali soggetti esterni. Questa distinzione aiuta a definire un perimetro di lavoro prima della delega.
In sintesi
- Ricostruisci per periodo le fatture elettroniche emesse, ricevute e le eventuali variazioni da esaminare.
- Indica come avvengono trasmissione, ricezione e gestione delle informazioni tramite Sistema di Interscambio, quando applicabile al flusso dell’impresa.
- Descrivi separatamente il sistema di conservazione dei documenti informatici e i documenti che vi risultano inclusi.
- Prepara dati contabili disponibili, esportazioni, documenti collegati, referenti e punti non ancora riconciliati.
- Definisci chi fornisce i documenti, chi presidia le eccezioni e quali attività amministrative potrebbero essere affidate all’esterno.
Da dove iniziare nella contabilità in cloud e nell’outsourcing amministrativo contabile
Il problema operativo emerge quando fatture, documenti e dati sono disponibili in canali diversi, quando non è chiaro chi debba completare un passaggio o quando le informazioni necessarie al commercialista non sono recuperabili con un riferimento a periodo, documento e referente.
Per una prima verifica, l’impresa può predisporre una mappa essenziale: tipologia del documento, periodo cui si riferisce, luogo digitale in cui è disponibile, persona che può renderlo accessibile e stato della verifica. Se esiste un punto aperto, è utile annotare anche la domanda concreta da risolvere, anziché tentare una ricostruzione basata su supposizioni.
L’outsourcing amministrativo contabile va quindi esaminato come una decisione sul perimetro delle attività: quali informazioni restano in carico all’impresa, quali passaggi possono essere gestiti nel rapporto con l’esterno e quali controlli operativi devono essere resi espliciti.
Fatturazione elettronica: quale flusso ricostruire
L’articolo 1 del D.Lgs. 127/2015 disciplina la fatturazione elettronica e la trasmissione telematica delle fatture o dei relativi dati. Per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato, nonché per le relative variazioni, la disposizione prevede l’emissione esclusiva di fatture elettroniche tramite Sistema di Interscambio, nel formato richiamato dalla norma.
Nella ricognizione iniziale è utile separare le domande operative: chi prepara i dati della fattura, chi effettua o presidia la trasmissione, dove viene rilevuta la ricezione, chi segnala le eccezioni e chi mette le informazioni a disposizione per la contabilità. L’Agenzia delle entrate mette a disposizione del contribuente, mediante reti telematiche e anche in formato strutturato, le informazioni acquisite.
La presenza di una fattura nel flusso elettronico non sostituisce la ricognizione del relativo contesto amministrativo. Per lavorare sul caso concreto, possono servire il periodo di riferimento, i documenti collegati, lo stato delle informazioni contabili e l’indicazione del referente che può chiarire eventuali differenze.
Conservazione digitale: quali elementi verificare
La conservazione dei documenti informatici va esaminata come tema distinto dalla quotidiana consultazione dei file. L’articolo 44 del D.Lgs. 82/2005 stabilisce che, quando la legge prescrive obblighi di conservazione, il sistema di conservazione assicura, per quanto in esso conservato, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, secondo le modalità indicate nelle Linee guida.
Per questo, nella prima verifica non è utile attribuire caratteristiche a un archivio solo in base al fatto che sia accessibile in cloud. È più preciso indicare quale sistema viene dichiarato per la conservazione, quali documenti vi sono inclusi, chi ne conosce il funzionamento e come possono essere resi disponibili gli elementi necessari alla verifica. Solo l’esame del caso consente di valutare le informazioni raccolte.
Questa distinzione evita anche di confondere la fatturazione elettronica con la conservazione digitale: la prima riguarda il flusso disciplinato dal D.Lgs. 127/2015; la seconda riguarda il sistema che, nei casi previsti, deve assicurare le caratteristiche indicate dall’articolo 44.
Dati contabili accessibili prima della delega
Per la contabilità in cloud, l’obiettivo della ricognizione è rendere i dati utilizzabili nel lavoro amministrativo, non scegliere o confrontare software. Conviene indicare quali registrazioni o informazioni sono già disponibili, quali periodi sono da ricostruire, quali documenti devono essere collegati e quali esportazioni possono essere prodotte.
Un elenco organizzato per periodo e area riduce le richieste generiche di documenti. Ad esempio, una voce aperta può riportare: fattura o documento interessato, periodo, posizione dell’informazione, soggetto che può fornire un chiarimento e urgenza operativa. È un metodo professionale di ricognizione, non una certificazione della completezza dei dati.
Per preparare l’organizzazione dei flussi, può essere utile consultare il Approfondisci: metodo per la governance dei dati contabili e dei flussi prima dell’outsourcing.
Percorso diagnostico per la prima verifica
- Mappa documentale. Elenca fatture elettroniche, documenti collegati, periodo, posizione dell’archivio e referente operativo.
- Diagnosi del flusso. Ricostruisci chi prepara, trasmette, riceve e prende in carico le informazioni, annotando le eccezioni senza risolverle per ipotesi.
- Controllo della conservazione. Indica il sistema dichiarato per la conservazione, i documenti inclusi e le informazioni disponibili per verificarne il perimetro.
- Quadro contabile. Separa dati già lavorabili, riconciliazioni aperte, periodi da chiarire e informazioni non ancora collegate a un documento.
- Decisione sul perimetro. Definisci le attività da esaminare per l’outsourcing, le informazioni che devono restare accessibili e i referenti di ciascun passaggio.
Il percorso diagnostico serve a rendere osservabili dati, documenti e responsabilità prima di modificare il processo. Non sostituisce la valutazione professionale del caso concreto.
Ruoli, intermediari e controlli con il commercialista
Il D.Lgs. 127/2015 consente agli operatori economici di avvalersi, attraverso accordi tra le parti, di intermediari per la trasmissione delle fatture elettroniche al Sistema di Interscambio. La stessa disposizione mantiene ferme le responsabilità del soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione del servizio.
Quando intervengono il commercialista o un soggetto che svolge attività amministrative esterne, è quindi opportuno descrivere con chiarezza i ruoli operativi: chi mette a disposizione i documenti, chi presidia il flusso delle fatture elettroniche, chi controlla le eccezioni e chi comunica i punti aperti. L’intervento di un intermediario richiede una mappa operativa ancora più leggibile, non meno leggibile.
Quando portare il caso allo studio
È il momento di coinvolgere lo studio quando l’impresa non riesce a ricostruire il flusso delle fatture elettroniche, non sa indicare il sistema di conservazione e i documenti inclusi, deve rendere accessibili dati contabili o intende definire il perimetro dell’outsourcing amministrativo contabile.
Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può esaminare e gestire professionalmente il caso concreto nel perimetro del servizio, partendo da documenti disponibili, flussi e responsabilità operative. Nel form iniziale indica situazione, urgenza ed elenco dei documenti disponibili; documenti fiscali, dati personali e allegati riservati saranno trasmessi solo dopo il contatto, tramite un canale sicuro concordato con lo studio.
Richiedi una consulenza sui tuoi processi contabili e amministrativi
Domande frequenti
Un archivio cloud coincide con un sistema di conservazione?
La sola disponibilità di documenti in un archivio cloud non permette di stabilire quali caratteristiche assicuri il sistema. Quando la legge prescrive obblighi di conservazione, l’articolo 44 richiede che il sistema di conservazione assicuri, per quanto in esso conservato, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. Nella verifica vanno quindi individuati il sistema, i documenti inclusi e le informazioni disponibili.
Un intermediario può trasmettere fatture elettroniche?
Sì. L’articolo 1 del D.Lgs. 127/2015 prevede il ricorso a intermediari, mediante accordi tra le parti, per la trasmissione al Sistema di Interscambio, mantenendo ferme le responsabilità del soggetto che effettua la cessione o la prestazione.
Quali materiali servono nel primo contatto?
Sono sufficienti una descrizione della situazione, l’urgenza e l’elenco dei documenti disponibili con periodo, posizione dell’archivio, referente e criticità rilevate. Gli allegati riservati si condividono soltanto in seguito, attraverso un canale sicuro concordato.
Fonti e riferimenti
Domande e chiarimenti
Spunti utili sul tema
Alcune osservazioni frequenti aiutano a capire quando l'argomento merita una valutazione professionale.
Commenti
Commenti e domande dei lettori
Puoi leggere gli interventi pubblicati. Se vuoi aggiungere una domanda pertinente, apri il modulo: sarà visibile solo dopo moderazione.
Lascia un commento