Nel primo confronto sulla contabilità in cloud e outsourcing amministrativo contabile, la decisione utile non è scegliere subito uno strumento né trasferire indistintamente tutto l’archivio. Occorre ricostruire il percorso dei documenti: dove arrivano le fatture, chi le consulta, quali informazioni servono per lavorarle, quale sistema è usato per la conservazione e chi segnala le eccezioni. Questo consente allo studio di leggere il caso concreto partendo da dati disponibili e incongruenze effettive.
La distinzione centrale è fra ambiente cloud di lavoro, fatturazione elettronica, conservazione e attività contabili affidate all’esterno. Sono piani collegati, ma non intercambiabili: un documento caricato in una cartella condivisa, una fattura elettronica transitata nel Sistema di Interscambio e un documento inserito in un sistema di conservazione richiedono verifiche diverse. Nel rapporto con il commercialista, anche la presenza di un intermediario non sostituisce la definizione dei ruoli operativi.
In sintesi
- Portate al primo confronto un elenco dei flussi: fatture emesse e ricevute, documenti di supporto, archivi usati, referenti e posizioni da chiarire.
- Per le operazioni indicate dall’articolo 1 del D.Lgs. 127/2015, le fatture elettroniche sono emesse mediante Sistema di Interscambio secondo il formato richiamato dalla norma.
- Un intermediario può trasmettere fatture elettroniche al Sistema di Interscambio, ma la norma mantiene le responsabilità del soggetto che effettua la cessione o la prestazione.
- Quando la legge prescrive la conservazione, occorre individuare il sistema effettivamente usato e verificare, per quanto conservato, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
- L’outsourcing amministrativo contabile richiede un perimetro operativo leggibile: chi fornisce dati, chi svolge le attività concordate e come vengono gestite le eccezioni.
Dove si blocca davvero il passaggio al cloud o all’outsourcing
Il problema riconoscibile non è soltanto il numero di documenti. Una PMI può avere fatture elettroniche disponibili nel canale dedicato, documenti interni distribuiti tra e-mail e cartelle condivise, e scadenze annotate da soggetti diversi. Prima di delegare attività, è utile separare ciò che è reperibile da ciò che è soltanto dichiarato disponibile.
Le incongruenze da evidenziare sono concrete: una fattura senza riferimento operativo interno, un documento di supporto che non si riesce a collegare a una fattura, un archivio consultabile soltanto da un singolo account, oppure una richiesta rimasta fuori dal flusso concordato. Non occorre ricostruire nel form dati incompleti o inviare documenti riservati: basta descrivere la posizione, il canale in cui l’informazione è reperibile e il referente che può chiarirla.
Fatturazione elettronica: distinguere il flusso della fattura dai documenti di lavoro
L’articolo 1 del D.Lgs. 127/2015 disciplina la fatturazione elettronica e la trasmissione telematica delle fatture o dei relativi dati. Per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato, la disposizione prevede l’emissione delle fatture elettroniche attraverso il Sistema di Interscambio e secondo il formato richiamato dalla norma.
Nel primo confronto, questo flusso va tenuto distinto dai documenti gestionali che l’impresa utilizza per seguire l’operazione. Ordini, conferme interne, documenti ricevuti via e-mail e annotazioni dell’ufficio possono essere utili alla lavorazione amministrativa, ma non vanno descritti come se fossero la fattura elettronica stessa. La domanda pratica da porre è: per ogni fattura elettronica da lavorare, quale informazione interna è disponibile, dove si trova e chi può confermarne il collegamento?
Per organizzare gli input prima dell’incontro, può essere utile Approfondisci: approfondire i documenti e i requisiti da preparare. L’obiettivo è rendere leggibile il flusso, non sovrapporre in un unico archivio documenti con funzioni diverse.
Conservazione digitale: la verifica non coincide con il caricamento in cloud
La conservazione merita una sezione autonoma perché il semplice caricamento di file in cloud non descrive, da solo, il sistema di conservazione impiegato. L’articolo 44 del Codice dell’amministrazione digitale stabilisce che, in tutti i casi in cui la legge prescrive obblighi di conservazione, il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura, per quanto in esso conservato, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità secondo le modalità indicate nelle Linee guida.
Nel confronto con lo studio è quindi utile indicare separatamente: il luogo usato per il lavoro quotidiano, il sistema di conservazione dichiarato dall’impresa o dal fornitore e le categorie di documenti coinvolte. Se l’informazione non è disponibile, va registrata come punto da verificare. Presentare una cartella condivisa come equivalente della conservazione renderebbe meno chiaro il perimetro del controllo.
Percorso diagnostico per contabilità in cloud e outsourcing amministrativo contabile
Un percorso diagnostico può rendere il primo confronto rapido senza sostituire l’esame professionale del caso. Il punto di partenza è una mappa essenziale, compilata con le informazioni già disponibili.
- Tracciare l’ingresso. Per ciascun flusso, indicate se riguarda fatture elettroniche emesse o ricevute, altri documenti di lavoro, richieste interne o posizioni da chiarire. Segnalate il canale di arrivo, senza allegare file nel form.
- Verificare la reperibilità. Indicate dove l’informazione è consultabile, chi può accedervi e se l’accesso permette di individuare il documento necessario. Un archivio accessibile solo tramite passaggi informali è un elemento da sottoporre a verifica.
- Separare attività ed eccezioni. Distinguete le attività che l’impresa continua a svolgere, quelle da valutare per la gestione esterna e le posizioni che richiedono chiarimenti prima della lavorazione ordinaria.
- Identificare il referente. Per ogni eccezione, indicate chi può fornire il dato mancante o confermare il collegamento fra fattura e documentazione interna.
Questo schema evita che l’outsourcing amministrativo contabile venga impostato su deleghe implicite. Non stabilisce obblighi ulteriori: è un metodo organizzativo per portare allo studio elementi verificabili.
Ruoli e controlli con il commercialista
Il D.Lgs. 127/2015 consente agli operatori economici di avvalersi di intermediari, attraverso accordi tra le parti, per la trasmissione delle fatture elettroniche al Sistema di Interscambio. La stessa disposizione precisa che restano ferme le responsabilità del soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione del servizio.
Da qui deriva una verifica organizzativa utile nel rapporto con il commercialista: non basta indicare chi trasmette. Occorre chiarire chi prepara i dati, chi comunica un’anomalia, chi rende disponibili i documenti di supporto, chi presidia le attività concordate e quale canale viene usato per le eccezioni. Sono ruoli operativi da definire nel perimetro del servizio, non etichette da presumere dalla presenza di una piattaforma cloud.
Quando più soggetti lavorano sugli stessi documenti, il controllo interno può concentrarsi su passaggi semplici: elenco delle posizioni aperte, referente interno, stato del documento e azione necessaria per chiarirlo. In questo modo il commercialista può valutare se il flusso è pronto per la gestione prevista o se occorre prima completare le informazioni disponibili.
Definire il perimetro dell’outsourcing amministrativo contabile
Prima della delega, è utile descrivere il perimetro per attività e non solo per archivi. Un’impresa può mantenere internamente la raccolta di alcune informazioni, affidare all’esterno attività amministrative concordate e riservare le posizioni incomplete a un passaggio di verifica. La descrizione deve includere anche il modo in cui il soggetto esterno riceve gli aggiornamenti e come l’impresa mantiene accessibili i dati necessari al proprio lavoro.
Un errore frequente è consegnare un archivio indistinto confidando che l’ordinamento emerga durante la lavorazione. È più utile consegnare una mappa che distingua fatture elettroniche, documenti di supporto, ambiente cloud operativo, sistema di conservazione da verificare e anomalie aperte. Se una posizione non è pronta, va indicata come eccezione con il relativo referente, invece di farla rientrare in modo indefinito nel flusso ordinario.
Le informazioni da descrivere nel primo contatto
Coinvolgete lo studio quando non è chiaro dove recuperare i documenti, quando più soggetti gestiscono la stessa attività, quando fatture elettroniche e documenti interni non sono facilmente collegabili oppure quando dovete definire cosa affidare all’esterno. Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può esaminare e gestire professionalmente il caso concreto nel perimetro della contabilità in cloud e dell’outsourcing amministrativo contabile.
Nel form indicate la situazione, l’urgenza e un elenco dei documenti o delle informazioni disponibili: per esempio fatture elettroniche, elenco delle posizioni da chiarire, archivi utilizzati, sistema di conservazione indicato e referenti coinvolti. Documenti fiscali, dati personali o materiali riservati vanno trasmessi solo dopo il contatto, mediante un canale sicuro concordato con lo studio.
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